On 22th July at Karibe Convention Center, Peace Dividend Marketplace Haïti (PDM-H) opened the dialogue between 75 representatives of Haïtian construction companies and Buyers of UN agencies working in Haïti (UNDP,CRS,UNICEF).
This free of charge groundbreaking event was reserved for verified companies registered in the PDM-H database www.haiti.connect.buildingmarkets.org . It was an innovation in Haïti, and it targeted 3 goals:
- Have a better understanding of the procurement processes of the International Organizations and NGO present at the event
- Identify the Haïtian suppliers’constraints in the access to the marketplace , and the possible solutions
- Establish the starting up of a business network in the construction sector
The IO and NGO presented their procurement priorities and shared their experience on local procurement in Haïti. The companies obtained from the buyers the amounts of the procurement projects, the locality and timeline.
Buyers experience:
With an outstanding transparency, the IO and NGO shared their observation of the points that needed to be improved in the local marketplace. As an example, tenders aren’t well understood by suppliers: they should present a complete document with all the information requested plus give their best price and quality possible. Indeed it’s usual here that suppliers propose to reduce their price by half after the delivery of the file. Buyers also reported that some suppliers add extra cost fees on the invoices, or deliver goods that don’t match with the order.
Buyers recommended to suppliers to be more rigorous and respectful of their negociated commitments (price, quantity…)
Suppliers experience and requests:
The non following up of files: the suppliers who don’t win the tenders don’t receive any notifications of the reasons. ‘’ Once I have given my offer, I don’t receive any notification : how can I improve my offers in the future if I never know why I have lost tenders ’’. According to buyers, this information is provided on demand.
The eventuality that the same supplier wins several tenders and requests:‘’ Would you change your payment terms for the small businesses in order to encourage local procurement ?’’. According to buyers, tenders have restrictive clauses to eradicate the first problem, and there’s currently no incentive rule for a specific group in the country (such as for women, small suppliers…)
The content of tenders:‘’ Your technical specificities aren’t clear enough: how can we give you’re our best offer from a general request?’’. According to suppliers, this point can be improved, and suppliers are invited to call back the organizations to have more deep feedback on their files.
So are some of the questions asked by suppliers, who were proactive to express their difficulties towards their response to tenders.
Direct connection between buyers and suppliers:
Certain questionings went beyond the frame of this meeting, and would have to be addressed at the political level, such as the national marketplace protection, or the necessity to have norms and quality standards in Haïti.
Concrete solutions exist to improve the working conditions of the two parties.
As an example suppliers were incited to ask questions to the organization when the technical specifications were not clear enough, or ask for the reasons of the failure of a file. One of the organization limited the chance to win a lot to one supplier at each time, in order to give more chances to all suppliers to win.
Direct connection between suppliers:
Suppliers quotes
‘’ The first ever meeting in the history of relationships between buyers and suppliers in Haïti ‘’
‘the possibility of a real debate‘’. ‘’ a place to talk’’ .’’ the comprehension in the mindsets of NGOs’’
‘’Objectivity and transparency’’.
The stakes raised here are huge : huge in the amounts of the budgets spent locally , as in the role that supplier scan play in the reconstruction of Haïti. Both parties agreed in the lack of visibility and planification in the work plans, and understood the improvements to do for next step. The Haitian companies left the meeting with more hope, a better understanding of the constraints for NGO ‘s side, the willing to start a network with other suppliers.
Some suppliers realized that some NGOs were already buying locally, Some suppliers declared that they would reconsider the way they answer to tenders, certain NGO already changed their presentation for tenders…Certain communication barriers that existed between International Organizations and Haïtian suppliers were beginning to be eliminated. A good way to sum up this first Buyer-Seller summit could be the words of one of the suppliers who said: ‘’ a meeting between buyers and suppliers to understand each other’’
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Le 22 Juillet 2010 au Karibe Convention Center Peace Dividend Marketplace (PDM-H) a mis en contact direct Organisations Internationales et entreprises haïtiennes. En effet la première table ronde thématique autour du secteur de la construction a réuni un panel d’acheteurs (UNDP,CRS,UNICEF) avec un public de 75 entreprises haïtiennes issues du secteur de la construction.
Cet événement réservé aux entreprises du secteur de la construction inscrits dans la base de PDM-H www.haiti.building,markets.org était totalement gratuit et s’est tenu à guichet clos pour faciliter les échanges. Cette rencontre visait trois objectifs :
- Mieux connaitre les processus de passation de marché des OI et ONG présentes
- Identifier les blocages d’accès au marché haïtien, et les solutions possibles
- Etablir l’amorce d’un réseau d’affaires dans le secteur de la construction
Les OI participantes ont ainsi présenté leur programme d’achat et partagé leur expérience d’approvisionnement local en Haïti. Les entreprises ont ainsi obtenu de première main les projets d’achat de chaque organisation, les montants et la localité.
Expérience des acheteurs:
Les Appels d’Offre ne sont généralement pas bien compris des fournisseurs haïtiens: en effet, tel qu’exprimé clairement par les acheteurs, ils n’ont pas deux chances pour remettre leur dossier. Ils doivent remettre leur meilleurs offre qualité/prix et un document complet avec toutes les annexes tout de suite. Il semble en effet courant qu’après la remise des dossiers que certains soumissionnaires proposent un prix réduit de moitié . Autre exemple : certains fournisseurs rajoutent des frais de transports dans leur facture, frais qui étaient non compris dans le devis initial.Un autre point qui a été soulevé est ce lui des biens livrés qui ne correspondent pas avec le bon de commande, trompant ainsi le critère objectif du prix soumis. Il leur a donc été conseillé d’apporter plus de rigueur et de respect de leurs engagements prix.
Expérience des fournisseurs
L’élément non suivi des dossiers: le soumissionnaire, s’il n’a pas gagné, ne reçoit aucune notification. ‘’ une fois mon dossier soumis, je ne reçois aucune notification : comment m’améliorer si je ne sais pas pourquoi j’ai perdu ?’’. Selon les acheteurs, cette information est produite sur demande.
La possibilité que le même soumissionnaire puisse gagner successivement plusieurs Appels d Offre et une demande ‘’Pensez vous changer vos conditions de paiement pour les petites entreprises pour encourager l’approvisionnement local ?’’ Selon les acheteurs, les Appels d’Offre ont des clauses limitiatives pour éliminer le premier problème et il n’y a présentement aucun incitatif pour aucun groupe spécifique (comme par exemple les femmes ou les petites entreprises…)
Relativement au contenu des Appels d’Offre : ‘’vos spécificités techniques ne sont pas claires : comment peut on vous faire une offre à prix détaillé à partir d’une demande générale ?’’.Selon les acheteurs cet aspect peut s’améliorer et les soumissionnaires sont invités à appeler les acheteurs pour des précisions.
Tels sont quelques questions qui ont été posées par les entreprises, qui ont volontiers pris la parole pour exprimer leurs difficultés dans la réponse aux Appels d’Offre des OI et ONG.
Connection directe entre acheteurs et fournisseurs:
Certaines questions soulevées ont dépassé le cadre de la rencontre, et devront être adressées à un niveau politique, tel que la protection du marché national ou la nécessité d’avoir des normes et standard de qualité.
Des solutions possible existent pour améliorer les relations des deux parties.
Ainsi les fournisseurs ont été incités à prendre l’initiative des questions à l’organisation pour demander plus de spécifications, ou de demander les raisons d’échec d’un dossier. Une organisation a ainsi limité la possibilité de soumission pour un lot à un fournisseur , afin de donner une chance plus large à tous.
Rencontre entre fournisseurs :
Témoignages de fournisseurs
‘’ Une première dans l’histoire des relations entre acheteurs et fournisseurs ‘’
‘la possibilité d’un vrai débat‘’. ‘’ un espace pour discuter.’’ ‘’ la compréhension des points de vue des ONG. ‘’Objectivité et transparence. ‘’
Les enjeux sont énormes: tant sur les montants des enveloppes des contrats que pour les nécessités des fournisseurs de prendre une place dans la reconstruction d’Haïti. Si le manque de visibilité et de planification des plans de travail a été également partagé par les deux parties, les entreprises haïtiennes sont reparties avec de l’espoir, une meilleure compréhension des contraintes du côté des acheteurs, une mise en réseau avec leurs confrères…
Certains fournisseurs ont réalisé que ces ONG achetaient déjà localement, des barrières sont tombées. Certains fournisseurs ont déclarés qu’ils allaient reconsidérer leur manière de répondre aux Appels d’Offre, certaines des ONG ont déjà changé leur manière de présenter leurs Appels d’Offre. Nous pourrions résumer cette table ronde par le mot d’une de ces entreprises qui a dit : ‘’ une rencontre entre vendeurs et acheteurs pour se comprendre’’
Tags : construction event
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